Podjęcie decyzji o zmianach i przygotowaniu planu na bazie, którego będą realizowane wymaga pewności, że włożony w pracę wysiłek przyniesie oczekiwane rezultaty. Czasami trudno jest podjąć taką decyzję bez przekonanie, czy takie działania w ogóle są potrzebne oraz skąd mogą pochodzić sygnały o konieczności ich podjęcia.

Kiedy warto opracować strategię zmian

Zastanów się czy w ciągu najbliższych miesięcy twój zespół i organizacja może być pod wpływem opisanych poniżej sytuacji. Która z nich, twoim zdaniem, nie ma lub nie będzie miała wpływu na sytuację w zespole, która może mieć niewielki wpływ, a która znaczący :

• Planowana jest transformacja, która w znaczący sposób dotknie zespołu.

• Podziały lub przejęcia wpływają na role, strukturę, autorytety, wartości.

• Zespół jest w trakcie strategicznego aliansu z innym zespołem.

• Organizacja przechodzi przez zmiany i zespół ma problemy związane z nimi.

• Zespół musi znaleźć porozumienie, co do wizji i wspólnych celów.

• Zespół musi lepiej dopasować swoje cele do celów i strategii organizacji.

• Istnieje potrzeba podniesienia jakości działania, satysfakcji klientów, wydajności.

• Zespół stracił najlepszych członków, ma kilku nowych członków lub nowego lidera.

• Zespół musi pracować z innymi zespołami mając na drodze organizacyjne ograniczenia.

• Istnieje potrzeba polepszenia relacji z klientami wewnętrznymi lub zewnętrznymi.

Jeżeli menedżerowie uznają przynajmniej w jednym przypadku, że te wydarzenia mogą mieć znaczący wpływ na prace ich zespołu, wówczas powinni rozważyć przygotowanie strategii zmian wspólnie ze swoim zespołem.

Lider w zmianach – zasady gry

Zanim rozpoczniesz zmiany zbuduj środowisko i kulturę pracy, które będą im sprzyjały. Staraj się zrozumieć, jak myśli organizacja, jakimi stereotypami się posługuje i co może blokować zmiany w obecnej sytuacji. Nie rozpoczynaj zmian, jeżeli czujesz, że nie przygotowałeś dobrego gruntu do działania:

1. Zakomunikuj styl w jakim będziesz prowadził zmianę. Określ jaką rolę będziesz pełnił i jakich zachowań mogą spodziewać się uczestnicy zmian. Ustal podzielany przez wszystkich system wartości istotny dla sukcesu w zmianach.

2. Jasno i otwarcie zakomunikuj istniejąca sytuację i widoczne problemy. Uświadom gdzie jest, a gdzie powinna być organizacja. Pokaż jasne powody do zmian. Opieraj się na faktach oraz opiniach z niezależnych źródeł. Zakomunikuj czym grozi zaniechanie zmian.

3. Proś o wsparcie i pomoc w rozwiązywania problemów na różnych szczeblach i w różnych obszarach organizacji. Poznaj i doceniaj pomysły wspierające zmiany. Buduj wzajemne zaufanie.

4. Komunikuj się osobiście i angażuj ludzi w rozwiązywanie problemów. Twórz atmosferę partnerstwa i współpracy.

5. Zorientuj się jakie jest nastawienie do zmian, kto jest ich zwolennikiem i gdzie możesz napotkać na opór.

6. Określ ramy i kontekst zmian – pomóż zrozumieć ludziom o co w nich chodzi. Zbuduj wspólną podstawę do dalszego działania. Upewnij się, czy wszyscy myślą w tym samym kierunku.

7. Pokaż różnice w tym, co chcesz zrobić, a co było robione wcześniej. Czym różni się obecna inicjatywa od tych z przeszłości. Jakie będą konsekwencje i korzyści tych różnic.

8. Testuj nowe rozwiązania i koryguj je zanim wprowadzisz je do codziennej rutyny. Pytaj o opinie i sugestie. Stopniowe wprowadzanie nowych rozwiązań da szanse na zaangażowanie się innych w ich udoskonalanie i dopasowywanie do potrzeb organizacji.

9. Buduj zaangażowanie i zachęcaj do współpracy autorów nowych pomysłów. Pokaż, że ich zaangażowanie jest ważne w sukcesie zmian. Uczyń z zaangażowanych osób agentów zmian dających przykład swoim nastawieniem.

10. Obserwuj nastawienie do zmian i postawy, zorientuj się co może mieć na nie pozytywny wpływ. Rozpoznaj motywatory osób zaangażowanych w zmiany.

11. W realizacji zmian pokazuj zrozumienie powagi sytuacji, mów o problemach i stratach. W trudnych sytuacjach podnoś na duchu. Kiedy wszystko idzie dobrze, ogłaszaj sukcesy. Identyfikuj się z zespołem.

12. Utrwalaj i doceniaj dobre nawyki. Chroń przed bodźcami skłaniającymi do powrotu do starych zachowań. Odnoś się do systemu wartości i buduj nowe przekonania o sposobach pracy i rutynie.

13. Wprowadź nową jakość komunikacji w kontaktach interpersonalnych. Koncentruj ludzi na problemach, a nie osobistych uprzedzeniach. Wprowadź kulturę konfrontacji i udzielania otwartej informacji zwrotnej.

14. Daj szansę i warunki do rozwoju, kreatywności i wymiany poglądów. Wykorzystuj kapitał intelektualny i talenty pracowników, jako wsparcie w tworzeniu strategicznych planów zmian.