OKR – jak mądrze stawiać cele sobie i zespołowi

ludzie

fot. Timon Studler / unsplash.com

Dobrze skonstruowane cele potrafią wyzwolić w nas i pracownikach niezwykłą energię i skupienie. Dlaczego jednak nie obserwujemy tego na co dzień? Dlaczego tak wiele ludzkiej aktywności marnuje się, a cele nie są osiągane? Rozwiązaniem tych bolączek, które zyskuje ostatnio coraz większą popularność, jest metoda OKR mająca swoje źródło w firmie Intel, a popularyzowana ostatnio m.in. przez Google i LinkedIn.

Po co nam cele?

Niektórzy uważają, że czas spędzony na planowaniu to czas stracony. Czy ktoś widział kiedykolwiek plan lub harmonogram idealnie wdrożony w życie? Czy musimy marnować czas? Czy nie wystarczy po prostu skupić się na odpowiednim działaniu, a rezultaty przyjdą same?

Kluczem w powyższym pytaniu jest właśnie słowo „odpowiedni”. Celem planowania nie jest stworzenie dokumentu idealnie opisującego nieznaną przyszłość, ale właśnie odpowiedź na pytanie, które działania wygenerują największy zysk w stosunku do włożonego wysiłku.

cytat_OKR_1_popr

Stawiając sobie cele, tak naprawdę zadajemy sobie mnóstwo ważnych pytań, które mają pomóc nam dotrzeć do sedna tego „co jest najważniejsze?”, czy „które działania będą odpowiednie?”. To one są esencją planowania, a nie sam harmonogram.

Gra toczy się tutaj o wysoką stawkę, bo stawianie celów jest sztuką, która odpowiada za długofalową wewnętrzną motywację pracowników, a także produktywną i satysfakcjonującą pracę. Piszą o tym m.in.: Dan Pink w swojej książce Drive, gdzie „cel” jest jedną z trzech największych sił generujących wewnętrzną motywację, Mihaly Csikszentmihalyi w książce Flow, w której opisuje warunki zatracenia się w działaniu generującym niezwykłe rezultaty i satysfakcję, czy Stephen Covey w 7 nawykach skutecznego działania, gdzie drugi z najważniejszych nawyków to właśnie „zaczynaj z wizją końca”.

Uciążliwe planowanie

Skoro stawianie celów ma tak potężną moc, dlaczego nie robimy tego częściej i dlaczego sprawia to tyle problemów?

Jak pisze David Rock w książce Twój mózg w działaniu:
„Wyobrażenie sobie czegoś, czego jeszcze nigdy nie widzieliśmy, wymaga od nas dużo energii i wysiłku. To częściowo wyjaśnia, dlaczego ludzie więcej czasu poświęcają na myślenie o problemach (o tym, co widzieli) niż o rozwiązaniach (o tym, czego jeszcze nigdy nie widzieli). Wyjaśnia także, dlaczego tak trudne jest wyznaczanie celów (wyobrażanie sobie przyszłości)”.
A także:
„Co więcej, ustalanie priorytetów wymaga tego wszystkiego, o czym pisałem wcześniej: zrozumienia nowych koncepcji, podejmowania decyzji, przypominania sobie czegoś, blokowania dostępu na scenę niektórym aktorom – wszystkiego równocześnie. To rodzaj umysłowego triathlonu”.

cytat_OKR_popr_2

Jakie błędy popełniamy?

Zanim krok po kroku przejdziemy proces tworzenia celów według metody OKR, musimy pochylić się nad najpopularniejszymi błędami, które popełniamy w procesie stawiania celów. OKR-y mają za zadanie zminimalizować możliwość ich wystąpienia, ale wciąż jest to możliwe, jeśli zrobimy to zbyt pobieżnie i w zbytnim pośpiechu oraz bez odpowiedniego zrozumienia.

  1. Po pierwsze przy planowaniu zbytnio się rozdrabniamy. Mamy 7 rocznych celów lub 12 najważniejszych inicjatyw, ale prawda jest taka, że dla naszego mózgu limit tego, co jest najważniejsze wynosi 3, maksymalnie 4. Jeśli masz więc 12 najważniejszych inicjatyw, oznacza to, że masz po prostu 12 inicjatyw. Najważniejsze inicjatywy mogą być 3, może 4.
  2. Po drugie celom brakuje miar lub wyszukuje się pojedynczą, niezbyt szczęśliwą miarę. Często można spotkać cele w stylu „w ciągu roku zwiększymy zadowolenie pracowników o 10%”, co w praktyce przekłada się na poprawę wyników jednej, konkretnej ankiety pracowniczej.
  3. Po trzecie wciąż brakuje nam wspólnego języka rozmawiania o celach. Do tej pory wielu ludzi wspomagało się w rozmowach celami SMART, co dodawało dużo wartości, ale niestety nawet cele SMART nie zabezpieczają nas przed dwoma problemami wspomnianymi powyżej.

OKR krok po kroku

OKR to skrót od angielskiego Objectives and Key Results, czyli w skrócie: cele i kluczowe rezultaty. Najczęściej tworzy się je na okres kwartału, ale bez problemów można również używać ich do planowania pojedynczych miesięcy lub całego roku.

Żeby stworzyć OKR, wystarczy tak naprawdę:

  1. Zrobić listę ważnych celów i inicjatyw – czyli wszystkiego, co uznajemy za kluczowe dla działania firmy lub naszego życia. Możemy tu wypisać zwiększenie zaangażowania użytkowników, zwiększenie sprzedaży, zwiększenie przychodów, zebranie informacji od klientów, zatrudnienie nowych osób, zwiększenie zasięgu, wypuszczenie nowego produktu, a w życiu prywatnym przeprowadzenie remontu, zdobycie umiejętności, przeczytanie listy książek, regularne treningi, przyjemnie spędzony czas z żoną i dziećmi.
  2. Wybrać 3–4 najważniejsze cele – takie, które są absolutnie kluczowe. Jest dużo rzeczy, które są ważne, ale przy ograniczonym czasie i budżetach pytanie nie powinno brzmieć, co jest ważne, ale co jest najważniejsze. Resztą wypisanych celów możemy zająć się w późniejszym terminie, a teraz przydadzą się nam do porównywania ich między sobą – w ten sposób dużo łatwiej nam o ustalenie priorytetów.
  3. Zastanowić się, czy wybrane cele są optymalne – wiele osób przesadnie koncentruje się na jednej wybranej strategii do osiągnięcia celu, zapominając, że jest mnóstwo innych alternatywnych dróg, które do niego prowadzą. Cele w stylu „regularne chodzenie na basen” są bardzo powierzchowne. W uczęszczaniu na basen chodzi ludziom zwykle o zachowanie kondycji i dbanie o kręgosłup. Czy istnieją inne metody dbania jednocześnie o kondycję i stan kręgosłupa? Oczywiście, że są! Mogę pójść na pilates, cross-fit, czy wynająć personalnego trenera. W danym momencie basen może być akurat najlepszym z wyborów, ale sama świadomość prawdziwego celu i możliwych strategii pozwala podejmować lepsze decyzje.
  4. Wybrać 1–4 miary dla każdego celu – kiedy mamy wybrane 3–4 najważniejsze cele i wiemy, że strategie zostały wybrane optymalnie, musimy zadać sobie pytania o miary – co takiego mogę zobaczyć, usłyszeć, czy też zmierzyć, co powie mi, że cel został osiągnięty?
    Przykładowo dla celu „wypuszczenie nowego produktu” kluczowymi rezultatami mogłyby być: „nowa funkcjonalność dostępna na stronie”, „2000 użytkowników korzysta z nowej funkcjonalności”, „sprzedaż wygenerowała 500 000 zł przychodu”.

Gotowy OKR wygląda naprawdę bardzo prosto – są to zazwyczaj 2–4 punkty (cele), w których każdy z nich ma parę podpunktów (kluczowe rezultaty).

OKR w firmie

W firmach z OKR-ów można swobodnie tworzyć kaskady. Kierownictwo firmy wyznacza cele i kluczowe rezultaty dla całości organizacji, a poszczególne działy tworzą swoje cele, które powinny wspierać najważniejsze cele firmy. Proces ten idzie w dół, aż do szeregowych pracowników. W niektórych firmach, jak np. Google, OKR-y wszystkich tam pracujących są publiczne, a więc każdy zatrudniony może zobaczyć, jakie są cele i kluczowe rezultaty innych osób, łącznie z szefostwem firmy.

Kaskadowanie celów organizacji od kierownictwa do szeregowych pracowników zazwyczaj bardzo źle się kojarzy i istnieje wiele negatywnych implementacji tego modelu. Zapewniając jednak przezroczystość OKR-ów firmy i pomagając pracownikom zrozumieć, jak działa ten proces, można spodziewać się bardzo dobrych rezultatów.

Śledzenie postępów

Dzięki temu, że każdy cel ma kluczowe miary, możemy w praktycznie dowolnym momencie ocenić postępy w drodze do celu. W idealnym przypadku jesteśmy w stanie obiektywnie zmierzyć postęp bez potrzeby angażowania osoby, która ten cel wyznaczyła.

Nie ma zatem potrzeby pisania raportów i analizy mnóstwa danych, ponieważ proste, zautomatyzowane mierniki potrafią o każdej porze dnia i nocy pokazać nam, czy cel jest coraz bliżej czy dalej.

Jako przykład, który wspiera cel finansowy firmy, możemy wziąć wskaźnik poziomu konwersji na jednym z etapów sprzedaży, którego aktualna wartość wynosi 5%, a docelowa 9%. Różne aktywności programistów i testerów, jak np. przyspieszenie ładowania się strony na urządzeniach mobilnych, poprawienie 5 najważniejszych błędów w przeglądarce Safari czy implementacja automatycznego wypełniania danych w formularzach, od razu wpisują się w ten miernik i dają poczucie pracy dla wspólnego dobra. Z drugiej strony każdy pracownik firmy mający dostęp do danych z lejka sprzedaży może zobaczyć, jaki jest aktualny poziom konwersji.

Podsumowanie

OKR to coraz popularniejsza technika stawiania celów. Warto ją znać i stosować, bo można z niej korzystać zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym, co przynosi bardzo dobre rezultaty. Liczba materiałów na jej temat rośnie lawinowo i można spodziewać się dalszej popularyzacji tej techniki. Kto wie, może kiedyś będą uczyć jej w szkołach?

O autorze:

Piotr Nabielec

Piotr Nabielec -kochający mąż, zaangażowany trener, miłośnik prostych i praktycznych rozwiązań, ceniący ludzką różnorodność bloger. Na stronie Produktywni.pl pokazuje jak być produktywnym w rytmie slow. Uwielbia pomagać ludziom realizować marzenia oraz wprowadzać pozytywną energię i pasję do ich projektów. Autor kursu ProduktywnoscKrokPoKroku.pl, który pomógł już 250 osobom uporządkować ich cele i zadania.

Komentuj za pomocą Facebook'a

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *