Księgowość dla nowoczesnych przedsiębiorców

Mężczyzna w białej koszuli uzupełnia dokumenty siedząc przy biurku

Postępująca informatyzacja wszystkich dziedzin ludzkiego życia zawitała także do księgowości. Co zrobić, aby zoptymalizować czas spędzany na „papierkowej robocie”, jak znaleźć księgowego, który nie będzie formalistą, ale partnerem w rozwoju biznesu?

Poniżej 5 sposobów na wykorzystanie nowoczesnych narzędzi informatycznych z zakresu księgowości, które przyniosą korzyści zarówno Tobie, jak i Twojemu księgowemu.

 

1. Platforma do komunikacji

Platforma komunikacyjna to już pewien standard w zakresie wymiany informacji między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Zamiast wysyłania licznych e-maili, w których łatwo się pogubić, wszelka dokumentacja księgowa firmy umieszczana jest na elektronicznej platformie. Rozwiązanie to znacznie usprawnia wymianę dokumentów między księgowym lub biurem rachunkowym a klientem. W ten sposób jak największa liczba faktur może zostać rozliczona i zaksięgowana w krótkim czasie. Ponadto dzięki korzystaniu z platformy komunikacyjnej przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić czas i pieniądze, które wcześniej tracili na dowóz dokumentów do biura rachunkowego. Za pomocą platformy biuro może również rozszerzyć swoją ofertę o usługi online.

Takie rozwiązanie sprawia, że klient w każdym momencie ma wsparcie i profesjonalną obsługę księgową, a co za tym idzie – pełen komfort pracy.

 

2. Rozliczenia księgowe online

Przedsiębiorcy, wybierając biuro rachunkowe, coraz częściej szukają takiego, które umożliwi im dostęp do rozliczeń księgowych online. Bardzo ważne jest, aby przedsiębiorca miał wgląd do historii swoich rozliczeń, czyli informacji na temat podatków, składek ZUS i wyniku finansowego firmy. Pozwala mu to na bieżąco kontrolować wszelkie płatności wobec urzędów, co przekłada się na zwiększenie płynności finansowej oraz optymalizację pracy przedsiębiorstwa. Dzięki kontroli płatności podatków lub składek ZUS możemy uniknąć kar związanych z opóźnieniami w rozliczeniach z urzędami. Aby zapewnić pełną funkcjonalność narzędzi z zakresu rozliczeń online, biura rachunkowe coraz częściej decydują się na wzbogacenie ich o graficzne wizualizacje, dzięki którym łatwo można przeanalizować strukturę finansową firmy i wyciągnąć wnioski.

Dostęp do prezentowanych wyników finansowych w poszczególnych miesiącach jest dla przedsiębiorcy czytelną informacją na temat rozwoju jego firmy.

 

3. Elektroniczne archiwum dokumentów

Jednym z najkorzystniejszych narzędzi z zakresu nowoczesnej księgowości jest elektroniczne archiwum. Znajdują się w nim skany firmowych dokumentów oraz e-faktury. Do takiego archiwum przedsiębiorca może dodawać firmową dokumentację, która najczęściej samoczynne podlega odpowiedniej kategoryzacji. Skategoryzowany i właściwie opisany dokument łatwiej jest później zaksięgować, a tym samym uniknąć błędów. Gromadzenie firmowej dokumentacji w elektronicznym archiwum pozwala na zaoszczędzenie czasu związanego zarówno z ręcznym opisywaniem poszczególnych dokumentów, jak i z późniejszym wyszukiwaniem interesującej nas pozycji. Całość dokumentacji umieszczona jest w chmurze, dzięki czemu za pośrednictwem internetu mamy do niej dostęp 24 godziny na dobę. Wbrew pozorom dokumentacja naszej firmy znajdująca się w e-archiwum jest również lepiej chroniona. Możemy mieć pewność, że nie ulegnie zniszczeniu lub zgubieniu, a dostęp do niej mają wyłącznie uprawnione osoby.

Zarówno przedsiębiorca, jak i biuro rachunkowe mogą mieć równocześnie wgląd do firmowego e-archiwum, co przekłada się na szybszą i sprawniejszą pracę na firmowych dokumentach.

 

4. Bieżący dostęp do raportów analitycznych

Analiza firmowych danych to nieodłączne narzędzie pomagające wyznaczyć dalsze kierunki działań firmy. Aby zoptymalizować koszty, bądź podjąć decyzję o ewentualnej inwestycji, każdy przedsiębiorca powinien mieć wgląd do struktury swoich przychodów i kosztów. Coraz więcej innowacyjnych narzędzi księgowych daje możliwość samodzielnego eksportu dokumentów kosztowych do pliku Excel. Dzięki odpowiedniej aplikacji możemy wygenerować interesujący nas raport szybko i sprawnie, nie musząc zwracać się o to z prośbą do księgowego. Do wyboru mamy najczęściej kilka zestawień, takich jak: suma wydatków według różnych typów lub kategorii (kontrahenta, działu firmy, rodzaju zakupu) oraz faktury kosztowe i sprzedażowe.

Możliwość samodzielnej analizy danych pozwala na szybszą reakcję w przypadku, gdy któryś z kontrahentów zalega nam z płatnościami, a tym samym usprawnia płynność finansową firmy.

 

5. Wykorzystanie nowoczesnych programów dla księgowych w codziennej pracy

Ważne, aby nowoczesne aplikacje, umożliwiające komunikację za pomocą platformy, były w pełni zintegrowane z programem księgowym. Umożliwia to import danych i szybkie rozliczenie dokumentów przez biuro rachunkowe, co dodatkowo usprawnia obsługę księgową firmy. Niekwestionowaną zaletą korzystania z usług nowoczesnego biura księgowego jest także coraz bardziej popularny w ofercie biur program do fakturowania drogą online. Funkcjonujące na rynku nowoczesne narzędzia informatyczne dla księgowych pozwalają na dostosowanie ich do indywidualnych potrzeb danego biura tak, aby sprostać wymaganiom jego klientów. Cenną zaletą wszystkich informatycznych narzędzi księgowych jest ich mobilność, co oznacza, że można z nich korzystać praktycznie wszędzie. Dzięki temu, wszystko mamy dosłownie i w przenośni – pod ręką.

Wystarczy nam jedynie tablet lub telefon oraz połączenie z siecią, a faktury możemy wystawiać z każdego miejsca na ziemi.

 

Nowoczesne narzędzia księgowe pozwalają na optymalizację czasu, efektywną kontrolę kontrahentów, analizę płynności finansowej i struktury wydatków firmy. Warto zwrócić uwagę na te kwestie przy wyborze księgowego, a jeśli mamy swojego sprawdzonego od lat – zaproponować mu zmiany.

 

O autorze:

Edyta Piekarska

Edyta Piekarska -Magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. – producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów. www.saldeosmart.pl

Komentuj za pomocą Facebook'a

Komentarze (1)

    • Katarzyna

      25 lipca 2016r. 14:42

      Świetny artykuł. Przystępnie wypisane narzędzia. Sama głównie korzystam z programów do wystawiania faktur online. Powiem szczerze, że naprawdę pomaga to oszczędzić kupę czasu.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Administratorem danych osobowych jest NNV AG. Twoje uprawnienia.